A exemplo da otimização de diversos processos do setor de RH, a admissão digital se tornou parte do dia a dia de algumas empresas.

Com o uso crescente de tecnologias cada vez mais ágeis e eficientes, diversos procedimentos podem se tornar mais simples, trazendo mais praticidade tanto para a empresa quanto para o colaborador. Um exemplo disso é a entrevista virtual.

No setor de RH, a automatização de processos pode contribuir para uma rotina de trabalho mais organizada e com foco nas prioridades desse segmento de uma organização.

Nesse contexto, a admissão digital é uma dessas atividades que podem ser automatizadas e trazer ainda mais resultados para sua empresa. 

Continue a leitura e confira quais são os benefícios dessa prática!

O que é a admissão digital?

A admissão digital é o processo de integração de novos funcionários em uma empresa utilizando tecnologias digitais e plataformas online. Esse método moderno substitui a tradicional admissão em papel, agilizando e simplificando a burocracia envolvida na contratação de novos colaboradores. 

Admissão digital x tradicional: qual a diferença?

A admissão de colaboradores em uma empresa depende de uma série de documentos, necessários para cumprir com os procedimentos burocráticos envolvidos na contratação de um funcionário.

No processo tradicional, o colaborador contratado precisa reunir os documentos físicos, efetuar cópias e impressões e se locomover até o local do trabalho para entregar a documentação ao setor de RH.

A admissão digital, por outro lado, não depende da locomoção do contratado ou de documentos físicos, uma vez que todo o processo é realizado através do envio de arquivos por meio virtual.

Dessa maneira, todas as etapas da contratação são cumpridas, mas de forma muito mais ágil e prática, em especial para as empresas que trabalham em regime híbrido ou home office.

Essa é uma tendência crescente, que condiz com o que se espera do futuro do trabalho, com procedimentos mais ágeis e um maior aproveitamento do meio digital.

Quais são as etapas da admissão digital?

Para aplicar e contar com todos os benefícios da admissão digital em uma empresa, o primeiro passo é a escolha de um software de RH.

Por meio dessa plataforma, a equipe responsável pela contratação encaminhará ao funcionário todas as informações e documentos que devem ser apresentados para efetuar o processo de contratação.

A partir desse contato, o contratado é responsável por reunir e escanear a documentação necessária. 

Além disso, há ainda a possibilidade de enviar os documentos digitais, como a e-CNH, além de preencher quaisquer formulários requeridos pela empresa para armazenar seus dados pessoais.

Após o envio, o RH deverá analisar o conjunto encaminhado pelo candidato, para verificar se há algo a ser corrigido ou se já é possível prosseguir para a conclusão do processo de contratação, que também pode ser efetuada de forma virtual, por meio de uma assinatura digital.

Para essa assinatura, existem diversos aplicativos, gratuitos e pagos, que podem ser utilizados. Muitos softwares de RH contam com essa funcionalidade nativamente.

Quais são as vantagens da admissão digital?

A admissão digital oferece diversos benefícios para as empresas, como, por exemplo:

Automação do processo

A admissão digital utiliza softwares e plataformas de gestão de recursos humanos (RH) para automatizar diversas etapas do processo de contratação, como preenchimento de formulários, envio de documentos, assinatura de contratos e integração de informações.

Assinatura eletrônica

Em vez de assinar documentos fisicamente, os novos funcionários podem utilizar assinaturas eletrônicas para formalizar contratos e outros documentos legais, facilitando e acelerando a finalização do processo de admissão.

Acesso remoto

A admissão digital permite que os novos funcionários completem os requisitos de admissão de qualquer lugar, sem a necessidade de comparecer fisicamente ao escritório. Isso é particularmente útil para empresas que contratam funcionários remotos ou em diferentes localizações geográficas.

Integração de sistemas

Plataformas de admissão digital frequentemente se integram com outros sistemas de RH, como folha de pagamento, gestão de benefícios e treinamento, garantindo que as informações dos novos funcionários sejam sincronizadas automaticamente em todos os sistemas relevantes.

Redução de erros e aumento de eficiência

A digitalização do processo de admissão reduz a probabilidade de erros manuais, como preenchimento incorreto de formulários ou perda de documentos, além de aumentar a eficiência ao eliminar tarefas repetitivas e burocráticas.

Melhoria na experiência do funcionário

A admissão digital proporciona uma experiência mais suave e amigável para os novos funcionários, permitindo que eles se concentrem em se integrar à nova equipe e às suas responsabilidades, em vez de se preocuparem com a burocracia.

A carteira de trabalho física é necessária nesse processo?

Não, a carteira de trabalho física não é necessária no processo de admissão digital. Com a implementação da Carteira de Trabalho Digital no Brasil, o documento físico foi amplamente substituído por uma versão eletrônica. Essa mudança tem simplificado e modernizado o processo de contratação e gestão de trabalhadores.

Invista na digitalização dos seus processos

Afinal, por que investir no processo de admissão digital?

Uma das principais vantagens oferecidas pela digitalização desse procedimento é a praticidade proporcionada tanto à empresa quanto ao contratado.

Ao utilizar o envio virtual das documentações e realizar esse contato por meio de canais de comunicação remota, o candidato não precisa se locomover ao ambiente de trabalho ou aos Correios somente para entregar os documentos necessários.

Além disso, há mais economia, tendo em vista que não é preciso imprimir cópias dos arquivos e não há custos envolvidos com o envio desses.

Esses fatores permitem mais agilidade no envio, o que beneficia também o RH, que pode contratar o colaborador com mais rapidez e direcionar sua atenção a outros procedimentos prioritários da empresa.

Outro ponto importante para ambas as partes envolvidas na contratação por meio da admissão digital é a segurança dos dados fornecidos pelo candidato, que ficam armazenados em softwares preparados para comportá-los.

Essas plataformas são elaboradas justamente para que a empresa não tenha quaisquer problemas envolvendo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), uma legislação de grande relevância para as atividades de todo negócio.

Agora que você já está por dentro desse assunto, aproveite para ler outros conteúdos relacionados em nosso blog. 

Alfredo Bottone é Advogado, Professor em MBA de Governança Corporativa, Consultor de RH Estratégico, Ph.D., Philosophy in Business Administration (USA). É autor do livro “Insights de um RH Estratégico”, “Os desafios legais e de gestão do teletrabalho, home office e regime híbrido”, além de e-books e artigos na área trabalhista, gestão de pessoas e governança corporativa. É membro da Board Academy no Brasil e associado do SHRM (Society for Human Resources Management) nos Estados Unidos.