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Desafio constante. Assim pode ser definida a busca pela eficiência na gestão de processos operacionais. Porém, para conseguir bons resultados, é essencial mesclar pessoas e tecnologias.
A transformação digital está aí e as empresas estão querendo desenhar e colocar em prática uma jornada mais ágil. É aí que entra a gestão de processos estratégica.
Processos analógicos não suportam mais estratégias digitais e vice-versa. Por isso, agora traremos cinco dias para uma gestão de processos eficiente na empresa.
Gestão de processos: dicas e estratégias
1. Progresso eficiente passa por uma visão geral do todo
Quem não conhece sua empresa não pode ter uma gestão de processos eficiente. Por isso, o primeiro passo é conhecer de forma profunda todo o processo. A execução e/ou automação de um processo que foi mal mapeado pode ser tão prejudicial quanto executar tarefas sem que estejam claros os objetivos esperados.
Para isso, é fundamental que todas as atividades sejam mapeadas, os respectivos atores sejam identificados e o envolvimento de cada um deles no gerenciamento do processo fiquem bem definidos.
Tendo a visão do todo, será possível fazer avaliações dos resultados obtidos, os pontos de gargalos e a análise e as etapas que precisam ser feitas de forma contínua em todo o plano.
2. Visão estratégica da empresa precisa estar devidamente alinhada
Alinhar. Para muitos, essa é a palavra do momento, mas todo processo feito em uma corporação deve estar baseado nos objetivos e nas estratégias da empresa. Um processo que não agregue valor à sua empresa só significará à instituição perda de tempo, esforço e dinheiro.
Sendo assim, o gestor precisa conhecer os resultados que o processo vai trazer, avaliando os benefícios que serão revertidos na gestão de processos.
Os processos organizacionais sustentam os objetivos da organização. É por esse motivo que eles devem ser mapeados e executados.
3. Gestão de processos exige definição de métricas
A análise de dados deve fazer parte da vida do gestor, pois é assim que será possível avaliar se a gestão de processos trouxe ou não os resultados que a organização esperava.
Diante disso, a definição de métricas é imprescindível, pois só assim serão medidos os resultados enquanto os processos são executados e os resultados para análise são gerados.
Quando a gestão de processos não conta com indicadores que foram previamente definidos de forma clara, os resultados não são vistos eficazmente.
Afinal, não é possível identificar fatores negativos e positivos das ações que foram realizadas.
4. Gestão de processos pede envolvimento de usuários-chave
As pessoas que integram a gestão de processos são aquelas que têm informações sobre como eles acontecem e como se dá a execução de cada um deles. O mapeamento do processo é crucial para o sucesso e/ou fracasso da operação.
Ao gestor cabe conhecer o objetivo do processo e das atividades que ele contempla. Contudo, quem participa dele é quem detém as informações de como ele é executado. Faz-se necessário, então, envolver pessoas que são chave desde o momento em que o processo passa a ser mapeado.
O envolvimento de usuários-chave no processo é fundamental, pois só assim os resultados almejados serão obtidos. Contar com eles significa obter contribuições valiosas que vão auxiliar na definição do processo, na mensuração dos resultados e em ações que vão melhorar de forma contínua o processo como um todo.
5. Equipe qualificada é fundamental na gestão de processos
O time que está envolvido em um projeto de mapeamento e/ou automação de todo o processo é essencial para a prosperidade de qualquer organização. Por isso, a qualificação da equipe é fundamental para que a gestão de processos seja eficiente.
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