Apesar das facilidades do ambiente virtual, muitos negócios ainda dependem de encontros presenciais para que suas atividades e serviços possam ser executados, o que pode demandar, por exemplo, a realização de viagens corporativas.

Nesses casos, é importante que as empresas estejam atentas quanto às legislações e às responsabilidades para com os seus funcionários.

Continue a leitura para entender mais sobre o que é uma viagem corporativa e quais as responsabilidades das empresas em relação às suas equipes em casos de viagens.

O que é uma viagem corporativa?

Viajar a trabalho configura qualquer situação em que o funcionário tenha que se deslocar em função de sua empresa. Seja para participar de treinamentos, visitar clientes, fechar negócios, participar de feiras ou congressos, visitar uma empresa filial, prestar algum tipo de consultoria, etc.

Não importa a natureza do evento, se o funcionário precisar se deslocar de seu ambiente de trabalho para desempenhar uma atividade relacionada à empresa em outro local, isso é considerado uma viagem de trabalho, mesmo que a atividade seja na mesma cidade.

Quais são as obrigações da empresa durante uma viagem corporativa?

Assim como a empresa é responsável pela segurança e bem-estar de seus funcionários em sua rotina e local de trabalho, ela deverá oferecer o devido cuidado para com os funcionários, uma vez que eles se deslocam para cumprir suas atividades profissionais em outros locais.

Para isso, existem algumas políticas adotadas pelas empresas e também algumas responsabilidades previstas pela CLT (Consolidação das Leis de Trabalho). Confira a seguir quais as principais obrigações das empresas com seus funcionários em viagens corporativas.

Custos

Cada empresa possui uma forma de lidar com as despesas e custos das viagens corporativas, entretanto a lei prevê que a viagem realizada a trabalho deverá ser custeada pela empresa, seja através do reembolso das despesas, da diária de viagem ou de um adiantamento ao funcionário.

A Reforma Trabalhista permitiu a flexibilização dos acordos entre empregado e empregador, trazendo novas possibilidades em relação à autonomia da empresa ao definir as despesas que serão reembolsáveis nas viagens a trabalho. Entretanto, a empresa deve arcar com todas as despesas necessárias para que o funcionário possa exercer as atividades para as quais foi designado.

É através da criação da própria política de viagens que as empresas irão determinar o que será reembolsado e o que não é considerado essencial. Entre os gastos essenciais, estão:

• Passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias;
• Alimentação;
• Hospedagem;
• Deslocamento local;
• Entrada em eventos corporativos.

Gastos como o consumo de bebidas alcoólicas e gorjetas deverão ser definidos claramente na política de viagens da empresa. Ela pode proibir expressamente que bebidas alcoólicas não sejam reembolsadas e o colaborador não poderá incluir essa despesa na nota fiscal. 

Em relação à gorjeta é melhor que a empresa permita que seja reembolsado o valor habitualmente utilizado pelo local (pode-se fixar o limite, por exemplo, de 10%). Já os gastos considerados pessoais, como passeios a lazer e compra de presentes não deverão ser reembolsados.

A Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista) alterou o art. 457 da CLT, dando-lhe uma  nova redação ao § 2º, estabelecendo que, mesmo que habituais, a partir de 11.11.2017, não integram a remuneração do empregado as parcelas abaixo:

• Ajuda de custo (sem limites);
• Auxílio-alimentação (vedado seu pagamento em dinheiro);
• Diárias para viagem (qualquer valor);
• Prêmios;
• Abonos.

Essa alteração foi oportuna e bastante significativa, pois, no sentido de não mais tributar as diárias quando superior a 50% do salário do empregado, medida que era injusta para a empresa e para o próprio empregado. 

Controle de horas

De acordo com as leis trabalhistas, hora extra é todo período trabalhado fora da carga horária combinada entre empregador e empregado, o qual geralmente tem uma média de 44 horas semanais.

As horas de viagem a serviço são consideradas como tempo à disposição do empregador, portanto devem ser remuneradas. Se ele estiver viajando durante o expediente, naturalmente, essas horas já estarão sendo computadas no respectivo salário. Contudo, se a viagem (ou parte dela) for realizada fora da jornada normal de trabalho (antes ou depois), essas horas serão consideradas como extras ou podem compor o banco de horas.

Os empregados não sujeitos ao regime de jornada de trabalho, logicamente, em viagem, igualmente, não terão direito ao cômputo das horas excedentes para fins de pagamento.

Para maior clareza deste item, vamos nos valer do artigo 62 da CLT, o qual disciplina que determinados empregados deixam de ter direito ao pagamento de horas extras em razão de não terem controle de jornada de trabalho, pois realizam serviços externos ou suas funções são de gestão.

Leia o artigo e entenda com mais detalhes do que estamos tratando:

Art. 62. Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados;

II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial.

III – os empregados em regime de teletrabalho. (Incluído pela Lei 13.467/2017). Não se aplica esse dispositivo ao trabalho home office.

Parágrafo único. O regime previsto neste capítulo será aplicável aos empregados mencionados no inciso II deste artigo, quando o salário do cargo de confiança, compreendendo a gratificação de função, se houver, for inferior ao valor do respectivo salário efetivo acrescido de 40% (quarenta por cento). (Redação dada ao artigo pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994);

Observações importantes:

• O pernoite não conta como hora trabalhada;
• O tempo gasto à disposição da empresa deve ser contabilizado como hora trabalhada, mesmo que não seja executada nenhuma atividade profissional nesse período. Porém, isso depende de convocação pela empresa para o regime de plantão ou sobreaviso. É melhor que a empresa tenha isso muito claramente definido em suas políticas internas, para evitar a alegação do empregado que estava à disposição e não foi remunerado por esse motivo. Vamos melhor detalhar isso em outra matéria (plantão e sobreaviso).

Regulamentação

Apesar de não ser algo previsto por lei, é essencial que todas as questões relacionadas a viagens corporativas sejam definidas (preferencialmente por escrito) e informadas antes da contratação do funcionário, ou a partir do momento que ele for designado para uma função na qual isso ocorra.

O recomendável é que as condições fiquem acordadas em contrato de trabalho e sempre seguindo e respeitando a política interna de viagens corporativas da empresa. 

Além disso, é importante manter a boa convivência e bom relacionamento com os colaboradores no ambiente de trabalho. E portanto, comunicar previamente o colaborador sobre  eventos e viagens a serviço é a melhor maneira de conduzir a situação.

Acidentes e qualidade de vida

Como já mencionado, uma vez que o colaborador está em uma viagem corporativa, ele está sob tutela do empregador. Logo, qualquer acidente que acontecer com o mesmo é de responsabilidade da empresa. Caso isso ocorra, deve-se fazer imediatamente a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), prevista na CLT. 

De modo geral, é obrigação da empresa garantir a segurança e a saúde do colaborador, e portanto, deverá estudar o destino para onde ele será enviado, as condições de trabalho e estadia, entre outros fatores que irão afetar seu bem-estar.

Além disso, há algumas medidas que podem ser adotadas para diminuir as chances de acidentes durante as viagens corporativas. A primeira, é solicitar que o colaborador não execute atividades que possam colocar sua segurança e saúde em risco durante a viagem.

Outra forma de evitar transtornos maiores e garantir a qualidade de vida do colaborador, é oferecer um seguro viagem, principalmente no caso de viagens corporativas internacionais.

Embora existam poucas informações na CLT sobre viagens a trabalho, por isso é importante compreender os direitos que se aplicam às viagens corporativas, incluindo as regras para reembolso e pagamento de horas trabalhadas.

Se a sua empresa precisa de uma política de viagem a serviço, ou revisão da existente, podemos fazer esse trabalho, considerando a realidade da sua empresa, a legislação trabalhista atual e a jurisprudência que versa sobre essa matéria.

Alfredo Bottone é consultor de RH Estratégico, Direito do Trabalho e Ética Empresarial. Formado em Matemática, Direito e Phd em Business, pela Flórida Christian University (Estados Unidos). Acesse o blog sobre RH Estratégico para ler mais assuntos relacionados ou entre em contato para esclarecer suas dúvidas.